Вице-президент общественной организации «Всеукраинский бухгалтерский клуб» Светлана Позова убеждена, что бухгалтерия — это дело, где бесконечное женское терпение объединяется с мужской волей и дисциплиной. В своей книге «Бухгалтер, которому доверяют» она рассказывает, о чем нужно договориться бухгалтеру с директором, как сделать бухгалтерию партнером других подразделений компании и что нужно сделать, чтобы обеспечить безопасность своего предприятия. Uamarket.info публикует отрывок из книги о целях бухгалтеров и способах наладить их отношения с другими департаментами.
Что означает слово “бухгалтер” и какова его основная цель
Давайте вместе разбираться. Для начала определимся с важными словами и их определениями.
Что же означает само слово бухгалтер? Пришло оно к нам с немецкого языка. Бухгалтер (нем. Buchhalter, Buсh — книга, Halter — держатель). То есть это держатель книги, в которой ведутся записи.
Что записывает в эти книги бухгалтер? Он ведет запись всего того, что приобрело предприятие. А приобретает оно ресурсы и активы, которые используются для производства и продвижения продуктов или услуг предприятия.
Что такое активы? Вот самое простое определение: активы (от лат. activus — действенный) — это то, что позволяет действовать, производить и продвигать продукты и получать прибыль. Например, машины, оборудование, товары, деньги компании.
Отсюда и настоящая цель бухгалтерии: сохранять, приумножать и обеспечивать эффективное использование имеющихся ресурсов и активов компании. И делает это бухгалтер посредством отслеживания и контроля каждой единицы ресурса или актива, с момента, когда она поступает в компанию в виде дохода, до момента, когда она уходит из компании в виде расходов. Платежеспособность компании — это одна из главных забот бухгалтерии, и при мудром управлении финансами расширение компании гарантировано.
Напряженные ситуации с финансами в компании происходят тогда, когда расходы превышают доходы. Если бухгалтерия ведет точные и подробные записи, на основании которых составляются отчеты и предоставляется правильная информация руководству, то становится возможным осуществление правильного планирования и обеспечение платежеспособности и общей финансовой стабильности компании.
Мудрые и экономичные способы приобретения и четкие и полные записи улучшают платежеспособность компании. И это тоже является ответственностью бухгалтерии. Забота обо всех ресурсах и активах, полученных компанией, находится в полном ведении бухгалтерии.
Но в то же время качественный продукт компании в целом зависит от качественных продуктов каждого из подразделений. Если где-то будет брак, то говорить о хорошем продукте всей компании не приходится.
Поэтому другие подразделения для получения своих результатов тоже хотят поддержки от бухгалтерии.
Понимая то, какой вклад вносит каждое подразделение в общий результат работы компании, и перечень того, что необходимо каждому подразделению друг от друга, можно избежать конфликтов, взаимных упреков и недопонимания между ними.
Что делать с проблемами, которые возникают на линиях контактов бухгалтерии
Итак, мы с вами разобрались с тем, в чем состоит основная работа бухгалтера и что нужно получать бухгалтерии от других подразделений, чтобы показать тот результат, который нужен компании.
Но, как говорится, красиво написали, а в жизни все по-другому. Руководство не дает свои планы по стратегии, в отделе кадров неграмотный кадровик, в отделе продаж не хватает продавцов, а производство требует финансирования на новое оборудование.
А создавать результат нужно, и особенно бухгалтерам. Они очень ответственные люди, и как никто, понимают всю важность своевременных отчетов, правильности заполнения всех форм отчетности и своевременной выплаты всех обязательств.
Что же делать бухгалтеру, если такое происходит?
Вот некоторые советы.
- Необходимо иметь хорошие навыки общения с людьми, понимать реальную ситуацию другого человека и с вниманием относиться к нему. Научитесь хорошим манерам и проявляйте их. Хорошие манеры можно описать различными словами: вежливость, этикет, любезность, изысканность, культура, элегантность, учтивость, уважительность, корректность.
- Например, при общении с менеджерами отдела продаж можно подчеркивать, насколько их позитивный настрой и хорошее настроение важны для всей компании, вед они работают на передовой — с клиентами, и через них воспринимают всю компанию. А хорошее настроение будет всегда, если их внимание не сосредоточено на долгах по документам. Поэтому бухгалтерия с удовольствием будет помогать им вовремя закрывать все документы, предоставит инструкции, как правильно это делать, и поможет в общении с должниками.
Самое важное здесь — придавать значимость другому человеку и правильно с ним общаться.
Только при правильном общении можно донести до другого человека всю важность того, что вам необходимо от него получить.
- Получайте от руководства быструю поддержку своих действий путем изложения в письменном виде решения той ситуации, которую хотите разрешить. Для этого опишите сложившуюся ситуацию, приложите все доказательства, которые вы соберете, и в конце напишите ваши приложения по ее решению. Так у руководителя будет под рукой все для принятия быстрого решения.
- Знания — это уверенность. Старайтесь обрести знания в тех областях , где вы чувствуете нехватку уверенности. И это касается не только профессиональных знаний в сфере бухгалтерского и налогового учета. Это могут быть такие области, как работу с персоналом, написание инструкций, навыки публичных выступлений и правильного общения, тайм-менеджмента и планирования.
- Описывайте все ваши успешные действия, которые помогли вам справиться в непредвиденных ситуациях с другими подразделениями. А также все неуспешные действия, чтобы в дальнейшем ситуация не повторилась. Передавайте эту информацию своим помощникам и новым сотрудникам.
- Пишите памятки и инструкции сотрудникам других подразделений по правильной работе с финансами и финансовыми документами, требуйте от них неукоснительного выполнения этих документов
- Не бойтесь спрашивать руководителей других подразделений о качестве работы бухгалтерии и о том, что нужно исправить или заменить. Это только добавит уважения к вам других, но при условии, если вы реально будете проводить те изменения, которые требуются от вас.
- Обучайте сотрудников бухгалтерии правильному общению с людьми и хорошим манерам. И вы увидите, как меняется обстановка вокруг вашего подразделения в компании.
- Обеспечьте максимальный сервис для всех сотрудников, клиентов и партнеров компании в получении необходимой информации и документов от бухгалтерии. Например, вы можете установить дни и время выдачи справок для сотрудников и объявить об этом всем, или заранее, за день до зарплаты, высылать на электронную почту расчетные листки о начисленной зарплате и т.д.
- Наладьте постоянное общение с сотрудниками компании и высылайте им хорошие новости от бухгалтерии, например, еженедельную электронную рассылку, в которой будете писать интересные новости о сотрудниках бухгалтерии, о вашей работе, объявления, подборку юмора. Это всегда будет поднимать настроение всем, и ваша работа будет реально заметна.
Книга предоставлена издательством “Баланс клуб”. Материал подготовлен в партнерстве с магазином SHOP.UAMARKET
